ストレスフリーなソロ充ライフ

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支出管理(出費の記録)をスムーズに行うために欠かせないポイント5点

きちんと支出管理をしていれば、あとで出費について振り返りたい時や見直したい時に重宝します。

「支出管理?難しそう」「面倒くさそう」というと、そのとおりなのですが、管理しなければデータは集まりません。

僕もかなり頭を悩ませたのですが、割と安定してきたので、今回は僕が日頃運用している支出管理方法と、僕が思う「支出管理をスムーズに行うためのポイント」について紹介したいと思います。

僕の支出管理

Excel で管理しています。

月単位で毎日記録しています。

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全期間用のシートも別に作っています(全期間にまたがった集計を行いやすいから)。2013年から現在までのデータが揃っています。

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以下は、全期間シートからカテゴリ毎の支出を洗い出してみたものです。

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今までマンガとラノベに 38 万くらいつかってるんだなとか、飲料に 42 万つかってるんだなとか、そういったことがすぐにわかります。

以上、簡単な紹介でしたが、僕はこのように管理しています。たまに集計したり見直したりすることで、「これの支出が多いから減らそう」「ああ、これのせいで支出が増えているのか」「昔はこれをしてなかったから支出が少なかったんだな」といった気付きが得られます。

「大変そう」と思われるかもしれませんが、あまり負担ではありません。現に何年も続いています。一日の作業時間でいうと 数分くらいです (集計して見直す時は数十分以上かけます。あと買い物が多い日はさらに数分くらい増えますが)。

支出管理をスムーズに行うためのポイント

以降では、僕が考える「支出管理をスムーズに行うためのポイント」を挙げていきます。

ポイント1. 支出管理を三段階に分ける

いきなり支出管理しようとしても失敗します。

僕のオススメは以下の三段階に分けることです。

  • (1) その場で記録する段階
  • (2) (1) で記録した分を、管理しやすい場所に移す段階
  • (3) (2) を、閲覧・集計・分析しやすいよう、表計算ソフトウェアに移す段階

たぶん、多くの方は「レシートなどを貯めておいて」「どこかのタイミングでまとめて入力」していると思いますが、これは手間です。レシートを持ち運ぶのは面倒ですしゴミになります。また記録にも漏れが生じます。電車利用などレシートが発行されない出費は多々ありますよね。

なので僕は 出費はその場で記録しておき、それを後でパソコンで集計する というアプローチを採用しています。

以下、詳しく見ていきましょう。

(1) 支出の記録はその場で済ませる

その場で記録するとは、たとえば駅から出たらその場で運賃を入力し、コンビニで何か買ったらその分をその場で記入する、ということです。

支出の記録において 最も楽で、最も漏れが少ないのは、その場で入力してしまう ことです。慣れたら十数秒もあれば入力できます。

入力方法は人それぞれですが、僕はケータイのメールに打ち込んでいます。1日1メールで、いつ、何を、何円で消費したのかを全部書いています。参考までに、僕が書いた 2018/11/10 土曜日のメールは以下のとおりです。

1901 800*チャーハン
1752 154*電車
1737 130*水
1624 154*電車
1416 -1870*マンガ売った。47冊
1125 610*弁当
1022 2300*食料買い込み
0700 1000*コインランドリー

(2) 記録しておいた分を、管理しやすい場所に移す

これは (3) の「表計算ソフトウェアに移す段階」を行うための前段階です。

(1) で記録したデータは、そのままでは集計できませんし、後から見る際も見づらいので、最終的に (3) の表計算ソフトウェアへの入力を目指します。

僕は (1) をケータイメールで書いているので、(2) としては Gmail アカウントに送信する 作業をしています。もっと言えば、

  • 一日の終わり(あるいは今日の支出がもうないタイミング)に、(1) のメールを Gmail に送信する
  • パソコンから Gmail にログインし、メール本文をコピーしてファイルに保存

この二段階を行っています。つまり (1) で書いた支出記録をパソコンに保存しています。パソコンに保存しさえすれば、あとはこっちのモンです。

(3) 表計算ソフトウェアに入力する

(2) にて「その場で記録した支出データ」をパソコン上で手に入れたら、あとはこれを表計算ソフトウェアに打ち込むだけです。

※僕はプログラミングスキルを持っているので自動化していますが、そうでない場合は手動で打ち込むことになるでしょう。手間ですが致し方ありません。

表計算ソフトウェアとしては Microsoft Excel が望ましいです。Excel表計算ソフトウェアの王様。やりたい集計や分析は何でもできますし、使い方も調べれば山のようにヒットします。下手なアプリやらデータベースやらに頼るよりも、よほど賢い選択肢だと僕は思います。

ただ、Excel を入手するためには Microsoft Office を購入しなければなりません。お値段は万円以上。僕は仕事でも使うので持っていますが、安い買い物ではありません。購入が厳しい場合は、無料の表計算ソフトウェアを使う手があります。

blog.codecamp.jp

Excel ほど情報源と機能は豊富ではありませんが、支出管理程度の利用であれば事足りるでしょう。

(余談) ただし「Googleスプレッドシート」のようにクラウド前提のサービスはオススメしません。いちいちインターネットに繋がなければならないからです。入力は毎日行うので、できればインターネット無しで完結させたいところです(そうしないと ネットの調子が悪い時に使えない or 通信が遅い、でストレスが溜まります )。

ポイント2. 厳密に記録しない

たとえばマンガを10冊買った時、すべてのタイトルと巻数と値段を厳密に記録するかというと、ノーだと思います(マンガの明細をつくりたいなら別ですが)。

厳密に記録するのはとても時間がかかるので、ある程度は端折った方が良いです

僕なら以下のように記入します。

1910*マンガ4冊

これは 4 冊ほどマンガを買って、合計が 1910 円だったことを意味します。1 冊平均で 477.5 円ですね。

これくらいアバウトで構いません。何のマンガ(タイトルや巻数)を買ったのかがわかりませんが、 少なくともマンガに何円費やしたのかはわかります。支出管理に必要な最低限の情報があります。まずはこれで十分です。

厳密に記録しようとなると、記録だけで何分以上とかかってしまい、挫折の原因になります ので、最低限だけ書くことを心がけます。

余談: 実際のログ

ちなみに実際、僕は以下のように書いています。

1910*4冊、ワンパンマン17、斉木楠雄の災難26、29歳独身中堅冒険者の日常1、左ききのエレン4

合計冊数と、各本のタイトルと巻数を書いています。

各本が何円かまでは書いていません。たとえばワンパンマン17巻が何円だったかはわかりません。ここはアバウトにしてます。1冊平均で477.5円なので、ワンパンマン17巻も477.5円くらいだろう、とみなします。僕にとって、各本が何円かまでを書くことは苦痛なので、このような運用にしました。

僕は「いつ、何の本を買ったのか」を把握したいので、このような煩雑な運用にしています。書店で本を買う度に、ケータイに全部打ち込んでいるので結構大変です(苦笑) が、知りたいことのために仕方なく頑張ってます。単に支出管理したいだけならこれはやりすぎでしょう。

ポイント3. 「その場で記録する」以外の支出もきちんと管理する

たとえばクレジットカードの明細や、会社から引き落とされる分などは、その場で記録することができないため、本記事のやり方だと記録を漏らしてしまいます。漏らしては支出管理にならないので、ちゃんと管理します。

どうやるかというと、 特定のタイミングで (3) の表計算ソフトウェアの入力を行う、これだけです。

僕の場合ですと、

  • クレジットカードの明細 → 月に一度、紙の明細が届くので、届いた日に入力
  • 会社引き落とし → 月に一度、給与明細を印刷して持ち帰るので、持ち帰った日に入力

このようなルールを運用しています。

他にも「その場で記録する」以外の支出があるかもしれませんが、本質は変わりません。特定のタイミングに入力するよう、ルールをつくれば済みます。

ポイント4. 表計算ソフトウェア上のフォーマットはよく考える

本記事のやり方は、支出データを最終的に表計算ソフトウェア上で管理するわけですが、この時、どんなフォーマットで管理するかが重要です。

フォーマットが貧弱すぎると(情報が足りず)集計できません。また、 豪華すぎると日々の入力が面倒 です。

どんなフォーマットにするかは人それぞれですが、僕が出した解は以下のとおりです。ルール1, ルール2, .…… という形で取り上げます。

ルール1. データは一月一シートで書く

たとえば 2018 年 10 月の支出データは、201810 という名前のシートに書いていきます。

こうすれば月単位で後からデータを眺めやすいです。

ルール2. 全期間のデータを入れたシートをつくる

ルール1 と同時に、全期間のデータを並べたシートもつくります。これはルール1の月単位シートを新たにつくるタイミングでメンテナンス(つまり前月分のデータすべてを転記する)します。

このルール2を運用しておくと 全期間にまたがった集計がしたい 場合に、簡単に行えるようになります。このシートだけ扱えば済むわけですからね。

ルール3. 月単位シートのフォーマット(列)

ここは一番悩みどころですが、僕は以下のようにしました。

  • 日付
  • 名前
  • カテゴリ
  • 金額
  • flag
  • 備考

画像ももう一度貼っておきます。

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たとえば 2018/11/10 に食べたチャーハンの場合ですと、以下のようになります。

  • 日付: 2018/11/10
  • 名前: チャーハン
  • カテゴリ: 夕食
  • 金額: 800
  • flag:
  • 備考:

flag と備考が未記入ですが、これは一部の品目で使います。

flag は「会社で購入した時」に「c」という文字を入れ、また旅行時には「t」という文字を入れています(Company の c と、Travel の t です)。こうすることで、後から「会社で買ったもののみ抽出」「旅行分のみ抽出」といった操作をしやすくなります。これは個人的な便宜ですので、最悪無くても構いません。

備考については、主にマンガなどの巻数を書くフィールドと化しています。一気に複数巻買った場合は、巻数をカンマ区切りで書きます。たとえば5,6,7巻を買った場合は「5,6,7,」と書きます。この運用も、僕が単に「いつ、どのマンガのどの巻を買ったのか」が知りたいから行っているだけなので、支出管理では別になくても良いでしょう。

ルール4. 月単位シートのカテゴリ

ここも悩みどころですが、僕は以下のようにしました。

※個人的な内容ですので一部のみ取り上げます

  • 朝食
  • 昼食
  • 夕食
  • 飲料
  • 間食
  • ゲーム
  • 本:マンガラノベ
  • 本:技術書
  • 本:その他
  • 交通費
  • 日用品
  • 清潔・身嗜み
  • 病院・治療
  • PC関連
  • 運動関連
  • 冠婚葬祭
  • 飲み会
  • クレジットカード
  • 洗濯
  • 公共料金

ポイントは 「自分がよく消費しているもの」を上手く見極めて落とし込む ことですね。そうすれば後で集計時に抽出しやすくなり、「このカテゴリの出費が多いなぁ……」といったことがわかりやすくなります。

以下、上記カテゴリを採用した理由などをいくつか解説しておきます。

食事ですが、僕は基本的に外食ですので「朝昼夕」で分けることができます。ただし飲料や間食はよく買う&よく食べるので、別カテゴリにしてます。

よくゲーセンに通うのでゲームというカテゴリをつくってます。

本もよく買うのでつくりました。特に多いのがマンガラノベと、仕事柄買うことがある技術書です。それ以外はあまり買わないので「その他」に押し込んでます――

こんな具合に、僕は僕の生活においてありそうなカテゴリを上手く落とし込んでいるつもりです。

ポイント5. バックアップする

パソコンが壊れたら支出データも消えてしまいますので、バックアップは取っておきましょう。

僕はクラウドストレージ Dropbox と外付け HDD の二箇所にバックアップしています。今までパソコンが壊れたこともありましたが、バックアップしていたおかげでデータは無事でした。

また、バックアップするといっても 定期的に行う ことを心がけてください。そうしないと、復旧させた時も「前回バックアップが三ヶ月前だから、直近三ヶ月分のデータは失ったままだ……」なんてことになります。

ちなみに僕は、

  • (1) Excel データは Dropbox 上に置いている
  • (2) 2 は月に一度、外付け HDD にコピーしている

の二段階で実施しています。(1) の時点でクラウドへのバックアップになっていますし、最悪 Dropbox が死んだとしても (2) のおかげで直近一ヶ月より前は助かります。

おわりに

以上、僕が考える支出管理のアイデアやアプローチについてご紹介させていただきました。

このやり方は、Excel にある程度詳しくないと厳しいですが、やり方は人それぞれです。アイデアや発想の部分を参考にするだけでも良いでしょう。支出管理は手間がかかるものですが、一度仕組みを整えてしまえば、心強い味方になります。まだ管理されていない方は、ぜひ始めてみてください。

また、他にも「こんな管理をしているよ!」などありましたら、ぜひ教えてください!

ではまた。

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以下はポイントカードの類を一切持たないという話です。支出管理もしづらいでしょうから、持たなくて良いと思います。

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