「タスク」という言葉は意味が広すぎるので、なるべく削いでやろうという話
なんでもかんでも「タスク」として扱おうとすると、タスクという言葉が持つ意味の広さに混乱――もっと言うと「なんか性質の異なるものをごっちゃに扱ってる感じがしてて、上手いこと扱えないぃぃぃ」という状態になりがちです。
これを防ぐためにはどうすればいいのでしょうか。
タスクから削ぐ
削いでやればいい のだと思いました。
- 「タスク」から「限定的な意味を持つ概念」を削ぐ
- 「タスク」と「削いだ概念」を別々の仕組み、考え方、ツールで扱う
こうすることで「タスク」の方がシンプルになります。
jMatsuzaki さんの削ぎ方
以降では削ぎ方の例として、jMatsuzaki さんのやり方をまとめてみます。
削ぎ方1: 4回削ぐ
タスクを五つに分類しています。言い方を変えると、タスクという単位を4回ほど削いでスリムにさせています。
- タスク
- イベント
- アイデア
- プラン
- イシュー
まずタスクです。タスクとは「何を」やるかが決まっているもの。ここでいう「何を」とは、 何らかの大目標を満たすのに必要な中目標、小目標、TODO などのこと です。たとえばセミナー登壇というイベントに対しては、会場予約、会場準備、資料準備、プレゼン練習、広報活動といったタスクがあります。また 仕事や生活に関する雑務・雑事 もタスクになります。タスクは Todoist などタスク管理ツールで管理します。
続いて、削いだものについて。
イベントとは 「いつ」「どこで」「何を」「どのように」やるかが決まっている もの。イベントは Google カレンダー等のカレンダーツールで管理します。
アイデアとは 「やりたいこと」 、あるいは やりたいことを想起・刺激・発展させるようなネタ のことです。アイデアは Evernote のようなマルチメディア記録ツールで溜めていきます。
プランとはタスクの説明で述べた「大目標」、あるいはその一段階下の「中目標」にあたるもので、 「いついつまでに」「このようなことを」達成したい、という制限時間付きのゴール とも言えます。プランは Google スプレッドシートや Excel のような表計算ツールで進捗管理します。
イシューとは 「やるべきこと」 です。アイデアとは違い、やりたいとは限りませんが、 やれば（潰せば）何らかの改善が見込まれるような課題や問題 とも言えます。イシューは Trello のようなスレッド（コメントを追記していく形式）付きタスク管理ツールで管理します。
最後に各分類と利用ツールを表でまとめておきます。
| 分類 | 利用ツール | 意図 |
|---|---|---|
| イベント | Google カレンダー | 「いつ」を確実に管理したいのでカレンダーで |
| タスク | Todoist | 管理が複雑なのでタスク管理ツールで |
| アイデア | Evernote | どんどん蓄積したいので溜めて探せるツールで |
| プラン | Excel | 進捗をマトリクスで管理したいので表計算ツールで |
| イシュー | Trello | 現状のこまめな共有と俯瞰がしたいのでかんばん系ツールで |
参考: タスクを５つに分類すればもっとうまく時間を管理できるようになる | jMatsuzaki
削ぎ方2: 2回削ぐ
削ぎ方1 は多少煩雑でわかりづらいです。もう少しシンプルな削ぎ方があります。削ぎ方1からプランとイシューを省いたものです。
タスクを以下の三つに分類します。
- タスク
- アイデア
- イベント
まずはタスク。タスクとはアイデアやイベント以外の「実行できる事物」です。どう管理するかは奥深いですが、シンプルにやるなら単にタスクを箇条書きして、終わった分を消していくだけでも構いません。が、タスク管理ツールを使うと、実行日や優先度やカテゴリーやタグといった属性を駆使して分類や抽出を楽に行えるため便利です（反面、使いこなすのに時間がかかります）。
以下、削いだものについて。
アイデアとは思いつきです。 タスクを生み出す前のインプット と言い換えることもできます。アイデア管理において重要なのは、いかに簡単に蓄積できるかです。メモも画像も扱え、PC からもスマホからも保存できる Evernote のようなツールが適しています。
イベントとは 実行日時が確定している予定 です。サボれないほど重要な予定であることも多いです。失念やバッティングを避けねばなりません。そのためには、いつ何のイベントがあるかを時間基点で俯瞰出来るツール、つまりはカレンダーが便利です。
参考: アイデアとイベントとタスクとアクションの４つを明確に分けないと、タスクリストは崩壊する | jMatsuzaki
おわりに
タスクを削ぐというアイデアは意外とマイナーなのでしょうか？私は jMatsuzaki さんの事例しか見つけることができませんでした。
