タスク管理を学ぶ前に知っておくと捗る用語３３選
いざタスク管理について学ぼうとしても、「なんか難しそう」「知らない用語がたくさんある」「ツールの話ばかりでイメージが湧かない」といった理由で尻込みしてしまう方も多いのではないでしょうか。
ふと、「基本的な用語を抑えておけば理解が捗るのでは？」と思い、今回まとめてみました。
各用語を三行以内で 簡単に説明します。
基本用語
まずは「タスク」や「タスク管理」といった大元の用語を抑えておきましょう。
(1) タスク
- 何らかの目的な目標を満たすために必要な「仕事」や「作業」のこと
- 「本を書く」も「第一章の第三節を下書きする」もタスク
- なるべく具体的ですぐ終わりそうな方が取り組みやすい
(2) TODO
- 直訳すると「やること」とか「やるべきこと」
- とりあえずは「タスクと同義」と思っていい
- あるいは「タスクのうち、具体的ですぐ終わるもの」くらいの認識で
(3) タスク管理
- 自分が抱える多数のタスクを管理すること
- やり方は「タスクをリストで並べる」 or 「タスクを付箋やカードで並べる」のいずれか
- 1日最低1回は見直して、状況を把握したり更新したりする
(4) タスク管理アプリ
- タスク管理を行うためのアプリケーション
- 主にスマホアプリを指すが、PC アプリ（ソフトウェア）を指すこともある
(5) タスク管理ツール
- 1: タスク管理アプリと同義
- 2: タスク管理を行うためのアナログな手段（手帳やら付箋やら）のこと
(6) タスク管理メソッド
- 「こんな風にしたらこんな管理ができるよ」というタスク管理の枠組み、仕組み、理論、システム
(7) ツール
- タスク管理ツールのこと
(8) アプリ
- タスク管理アプリのこと
リスト関連
タスク管理においてしばしば登場するのが「リスト」です。
(9) リスト
- リストとは「項目を並べたもの」の意
- 何を並べるか次第で「●●リスト」と呼んだり「▲▲リスト」と呼んだり
- 1行1項目、1項目n属性を前提としていることが多い
(10) タスクリスト
- タスクを並べたリストのこと
- 「やることを書き並べたリストなんだな」くらいの認識でオッケー
(11) チェックリスト
- 「チェック付き項目」を並べたリスト
(12) TODOリスト
- チェックリストの一種で、「チェック付き TODO」を並べたリスト
(13) オープンリスト
- リストの性質を表す言葉で、オープン（項目を修正できる）なリストのこと
- 例: 「いつかやりたいことリスト」「欲しいものリスト」
- 未完成のリストと言える
(14) クローズドリスト
- リストの性質を表す言葉で、クローズド（項目を修正できない）なリストのこと
- 例: 「●●作業チェックリスト」
- 完成した（実運用で使われている）リストと言える
日付時刻関連
タスクは「いつやるか」という日付時刻がセットとなることが多いため、日付時刻の絡む用語もしばしば登場します。
(15) リマインダー
- 「何月何日の何時何分に●●があるよ！」と知らせる仕組み、あるいはツール
- リマインダーをセットしておくと、忘れていても「あ、そうか、●●があるんだった」と思い出せる
- 語源は Remind（～に～を思い出させる）
(16) アラーム
- 1: 注意喚起のためにメッセージを表示したり音を鳴らしたりする機能、あるいはツール
- 2: （特にシンプルな）リマインダーのこと
(16) スケジューラー
- 何月何日に何々がある、という予定を管理するツールのこと
- カレンダー形式で管理するタイプが多い
- リマインダー機能を備えていることもしばしば
(17) カレンダー
- 1: （特にデジタルの）カレンダーツール
- 2: （特にシンプルな）スケジューラーのこと
(18) ルーチンタスク（定期タスク）
- 毎日、3日毎、毎週日曜日、のように定期的に実行するタスクのこと
- 人は仕事やら生活やらで一日数十個のルーチンタスクを抱えているとされる
- ルーチンタスクを管理してあげると「あと何をやらないといけないんだっけ」や「あ、あれやるの忘れてた」がなくなって快適
グルーピング関連 その1
タスク管理ではしばしばタスクをグルーピング（分類）します。その1 では汎用的な考え方を紹介します。
(19) カテゴリー（フォルダー）
- タスクを分類する「箱」のこと
- 1 つのタスクは 1 つのカテゴリーにのみ属する
- どのカテゴリーに属さないタスクもありえる
(20) タグ
- タスクに付ける付加情報文字列のこと
- 1 つのタスクに n 個のタグを付けることができる
- タグを付けていると「指定したタグを持つタスクのみ表示」とか出来て、あとで読み返すのに便利
(21) ラベル
- 基本的にはタグと同義
- タグと違って「色情報」を設定できることが多く、ツールでは視覚的に分類を把握しやすくなる
グルーピング関連 その2
その1ではカテゴリーやタグなど汎用的な考え方を紹介しましたが、その2 ではこれらを用いた、より具体的で実践的な概念を紹介します。
(22) プロジェクト
- タスクが属する大分類のこと
- 例: 案件A、新人教育、書籍Bの執筆、自宅の引っ越し、結婚式
- ツールではカテゴリーを使って設定する
(23) コンテキスト
- 直訳すると「文脈」「前後関係」「背景」だが、タスク用語ではタスクに付随する周辺情報のこと
- 例: 場所、人、道具など
- ツールではタグを使って設定する
GTD 系
最も有名なタスク管理メソッドの一つ、GTD に関する用語です。
(24) GTD
- デビッドアレンという人が考えたタスク管理メソッドで、本になる程度には盛りだくさん
- 一言で言うなら「自分が抱えてるタスクを全部洗い出して」「GTDシステムに放り込んでおけば」「次やるべきタスクがポンッと出てくる」ような賢いシステム
- GTD は Getting Things Done の略だが、意味は「仕事を成し遂げる」でしかないので、名前から中身を想像することはできない
(25) インボックス(In-Box)
- タスクやタスク候補をとりあえず放り込んでおく未分類・未整理領域のこと
- 必要に応じて見返し、整理する
- 語源はメールの受信箱、未決箱、未処理書類入れ
(26) レビュー
- 1: (狭義) GTD におけるレビュープロセスのこと
- 2: (広義) タスクリストを定期的に見直し、自分の生活や仕事について振り返ること
- 一週間ごとに見直すと週次レビュー、一月ごとだと月次レビューなどと呼ぶ
見積もり関係
一部の高機能・専門的なタスク管理では「そのタスクをこなすのにかかった時間」を扱います。
(27) 見積もり
- タスクを終わらせるのにかかる時間を予測すること
- 見積もりをすれば（予測でしかないが）仕事がいつ終わるかも計算できる
(28) タイムトラッキング
- 見積もりと実際かかった時間を記録、集計、分析すること
- 理想は
見積もり時間≒実際かかった時間になること（仕事がいつ終わるか正確に知りたい） - 何度も繰り返すことで精度を上げていく
(29) 開始時刻
- タスクを開始した時の時刻
- タイムトラッキングを行うために必要なパラメーターで、ツールに都度記載する
(30) 終了時刻
- タスクを終了した時の時刻
- タイムトラッキングを行うために必要なパラメーターで、ツールに都度記載する
- 終了時間と開始時間の差を取れば「そのタスクにかかった時間」がわかる
その他の用語
その他、未分類の用語を併せて紹介しておきます。
(31) ソート(並び替え)
- リストを指定した観点に従って並び替えること（例: 優先度高い順、日付順）
- カラム列をクリックして昇順/降順を切り替えるタイプが多い
(32) かんばん
- 1つのタスクを1つの付箋やカードを表し、それを指定領域に貼り付ける……というやり方のタスク管理
- 付箋とホワイトボードでアナログに行うこともできるが、ドラッグ＆ドロップで並び替えるようなデジタルツールもある
- 体系化されており、ちゃんとやるなら本一冊は読むことになる
(33) ログ
- 実行したタスクの履歴を記録しておくこと、あるいはそのデータ
- ログを分析、集計することで行動パターン等がわかり、改善に役立てることができる
- ツール側に記録機能と集計機能が無いと実現できない（IT に詳しければ自力で集計できなくもない）
おわりに
以上、タスク管理を学ぶ前に知っておくと良さそうな用語を３３個ほど紹介してみました。
いかがでしたでしょうか。理解の助けになれば幸いです。
