あなたのルーチンタスクを晒してください
タスク管理を嗜む皆さまのルーチンタスクを知りたいなーと思いまして、言い出しっぺとして私の分を晒してみようと思います。
- (前提1) 取り上げるルーチンタスクについて
- (前提2) セクションについて
- (前提3) 私の職種について
- 毎日
- 数日に一度
- 一週間に一度
- 一月に一度
- おわりに
- (2018/11/09 追記) 他に晒されている方
(前提1) 取り上げるルーチンタスクについて
- 仕事用のルーチンタスクを取り上げます
- ただしプロジェクト絡みのルーチンタスクは含めません
- たとえば打ち合わせやら社内環境絡みの雑務やら報連相やら色々ありますが取り上げません。
- プライベートのルーチンタスクも取り上げません
(前提2) セクションについて
以下のように運用しています。
- A: 08:30 朝一チェック
- B: 09:00 午前
- C: 12:00 昼休憩
- D: 13:00 午後1
- E: 14:45 おやつタイム(間食やらチェックやら)
- F: 15:00 午後2
- G: 17:10 撤収準備
- H: 17:30 残業1
- Z: xx:xx 空いた時にサクっと実施
(前提3) 私の職種について
IT エンジニア、ソフトウェア技術者、システム屋さん……そのあたりの仕事をしています。なのでルーチンタスクたちもこれらの文脈を多分に含んでいると思います。
毎日
A ～を起動する、～にログインする
必要なツールを起動したり、サービスにログインしたりします。
- メーラーを立ち上げる
- Slack にログインする
- ……
特にコミュニケーション関連が多いです。後述しますが、コミュニケーションツールは帰る前に終了する（そうしないとプレゼンスでは「まだ居る」と見えてしまう）ようにしてます。しかしそうすると翌日に起動するのを忘れてしまうので、こうして起動させています。
A 勤怠管理システム確認・修正
勤怠は自動で記録されますが、入退室のタイミングや業務内容によっては自動記録のままだとマズイケース（例:研修で直帰すると入退場が付きませんが放っておくと無断欠勤扱いになります）があるので、毎日チェックするようにしています。
A チームメンバーの予定を確認
チームメンバーの予定はグループスケジューラーに展開されているので、これに目を通すようにしています。「あれ、Aさんがいない」「Bさん宛に電話なんだけど」といった時もスムーズに対応しやすいです。
A 今日やることを洗い出す
いわゆるデイリータスクリストですね。
A 朝一チェック
メールやチャットなどコミュニケーションツールをチェックします。
私は仕事に集中するために「特定のタイミングでチェックする」運用にしており、その一つがこの朝一チェックです。
本当は生産的になれる朝にチェックなんてしたくないのですが、プロジェクトの最新状況が反映されていることも多いのでやむを得ないですね。
C 昼休憩
昼食を食べる時間です。休憩もちゃんと記録する派です。
C 昼一チェック
コミュニケーションツール類のチェックその2です。昼休憩前にやることもあれば、昼休憩後にやることもあります。経験則では、昼休憩前にチェックした後に送信されるケースも多いので、昼休憩後にまとめて行った方が効率的ですね。
E おやつタイムチェック
おやつタイムのコミュニケーションツール類チェックです。以前は「朝」「昼」「定時」の三回でしたが、これだと足りないケースがあるので、おやつタイムにも設けています。
G リポジトリ XXXX のコミットを済ませる
社内の Git サーバーや個人で持ってるローカルリポジトリへのコミットを行うタスクです。バックアップと履歴記録としての意味合いが強いです。
このタスクが無いと「数日以上の更新内容が全くコミットされていない」状態になり、コミット粒度が甚大になってしまいます。自己満足ですが、扱いづらいコミットは嫌いなので、なるべくこまめに行うようにしています。
G 毎日バックアップ
テキストや dotfiles など変化の激しいテキストデータは毎日バックアップしてます。バッチファイルで自動化しているので叩くだけです。
G 傘を手元に持ってくる
職場では傘立てと自席が離れているのですが、帰る前に晴れていると傘を持って帰るのを忘れてしまいます。なので、このタスクにて「傘を、かばんの持ち手に引っ掛けるように配置する」ようにしています。私は習慣上かばんの持ち帰りを忘れることはありませんので、かばんという動線に傘を配置しておくと傘も忘れません。
G ～を終了する
主にコミュニケーションツールを終了させるタスクです。
コミュニケーションツールでは自身のプレゼンス（在席情報）ステータスを表現していますが、起動したまま帰ると相手には「まだ居る」ように見えます。実際は帰っているのに、です。これを防ぐために、明示的にツールを終了させています。
ここで「ステータスをオフラインに更新しておけばよいのでは？」という意見もあるかもしれませんが、それは好みですかね。私は「自分がいない状態でメッセージを受信する」というのが気持ち悪くてイヤなので終了させています。
G 定時前チェック
定時で帰る前のコミュニケーションツール類チェックです。このチェックがタスクが発生した場合、たいていは明日のタスクに突っ込みます。よほど緊急でない限りは返信はしません（返信すると相手とやり取りが発生して定時を越えてしまう）。
G 日次レビュー
日次レビューを行うタスクです。review.md を開くだけです。どんなフォーマットで何を書くかは全部定めてあります。
(余談) review.md について:
- Markdown で書いています
- 内容は「タスク管理ツールのログ」「今日のまとめ」「明日やること」です。かなりざっくりしてます。気持ちを気ままに書くことを重視してます。
- 1日1見出しで書いてます（のでアウトライン対応エディタなら日単位で見易く読めます）
- プロジェクトや所属が変わったらファイルを分けます
G 机をクリア::ノートパソコンを入れて施錠する
これは盗難防止のためのルールですね。
G 机をクリア::プリントや文房具を片付ける
机の上に散らかったプリントやら文房具やらを片付けるタスクです。クリアデスクトップは大事ですね。散らかったまま放置してると、それが蓄積してごちゃごちゃになり、そのような環境はえてして生産性を無意識のうちに損なうものですから。
数日に一度
A ～を読む
社内通知やニュースサイトなど読み物系は、数日に一回程度読むようにしています。2日、3日、4日などチェック対象の更新頻度で分けてます。
～を終了してまた起動する(設定を保存するため)
XFinder など一部ツールは「終了した時に設定を保存する」仕様となっています。なので、定期的にいったん終了して設定を保存しておくと安心です。特に XFinder は結構不安定で、たまにクラッシュしてしまうのですが、その時に設定（タブの表示設定）を保存しておかないと「あー！！試行錯誤して見つけた最適な表示設定だったのにぃぃ！！！」と泣きをみます。
一週間に一度
Z 週一バックアップ
毎日バックアップするのはだるいが、高頻度でバックアップしておきたいデータのバックアップタスクです。
例:
データサイズが大きいので毎日バックアップするのは（コピー時間がかかって）面倒くさい、じゃあ週一くらいでやっておこうか、というパターンが多い気がします。
Z ブックマーク整理
ブラウザである IE や Firefox のブックマークはもりもり溜まっていくので、一週間に一度、整理するようにしてます。といっても「何度も使いそうな便利なものは専用フォルダに」「それ以外は "調べた" フォルダにつっこむ」くらいの運用ですが。
(余談) Firefox にはアドレスバーにキーワードを打ち込むことで 履歴やブックマークからの検索 を行う機能がありますが、 ブックマークにて自分用のコメントを入れておくとそれがヒットするため 格段に使いやすくなります。なので私は積極的にブックマークして蓄積していってます。
Z メーラーのリモートデータをローカルに保存
私が使っているメーラー環境では、受信メールはデフォルトではリモートサーバーに保存されますが、このリモートサーバー、容量があまり多くないので放置してると枯渇します（そして 枯渇するとそれ以上メールを受信できなくなります ）。なので定期的にローカルに移動させて空きをつくります。
Z メーラーの「自分が送信したメール」をローカルに保存
私が使っているメーラー環境では、自分が送信したメールはリモートサーバーの「自分が送信したメール」カテゴリ内にいっしょくたにまとめられます。もっと言うと 受信先を振り分けた先の各フォルダには保存されていません。なので、後でフォルダを見返した時に「このメールに対して私はどんな返事を返したんだっけ？」ということがわからなくなります。
これをわかるようにするため、リモートサーバー上の「自分が送信したメール」を、ローカルの適切なフォルダにコピーする作業をしています。それがこのタスクです。
現業務ではメールはほとんど扱っていない（送信件数は一日に多くとも数件）ため、週一のルーチンタスクでもすぐに消化できています。
一月に一度
Z 月一バックアップ
週一でバックアップするのも面倒だが、バックアップ自体はしておきたいデータをバックアップするタスクです。
例:
- Google 日本語入力の辞書データ
- Download フォルダ
- ダウンロードしたファイルを全部ぶっこんで YYYYMM フォルダで分類してます
- 秀丸エディタの「設定内容の保存」
- Outlook の pst ファイル
データサイズが大きかったり、手順が面倒くさかったり（画面を辿る手作業が必要）する場合が多いです。
A 給与明細を印刷する
お金はきっちり管理したいタイプなので、必ず印刷して家に持ち帰ります。家では Excel に打ち込み、支出データと照らし合わせて状況を確認しています。
A 給与明細の内約を隅々までチェックする
「給与明細を印刷する」のそばに置いているタスクです。たまに覚えのない支出がしれっと入っていてビビることがあるので、精神衛生上、必ず全項目をチェックして、ピンと来ない場合は調べるようにしています。
おわりに
ルーチンタスクを晒してみました。こうして見ると意外と少ないですが、これでも新人の頃と比べるとずいぶんと楽できている気がします。
もしよろしければ皆さまのルーチンタスクもぜひぜひ教えてください！
(2018/11/09 追記) 他に晒されている方
はまラボさんの記事です。
と思ったら、はまラボさんが過去に企画されていました！
2011年、とかなり古いですが、私得すぎる企画をありがとうございます！！
