毎日定時退社の IT エンジニアが教える「ファイル管理」のベストプラクティス

仕事にせよ趣味にせよパソコンを使う人にとって「ファイル管理」は厄介なテーマです。ファイル名やフォルダ名の付け方とか、どこに何を置くかとか、整理できずに散らかってしまうなどなど……。

語れば長くなる世界ではありますが、今回は端的に「ベストプラクティス」という形で 5 点にまとめてみました。

前提
(1) 表示は「詳細表示」と「名前順」を基本にする
(2) フォルダ名は YYMMDD_COMMENT にする
(3) フォルダはワンプレイス原則にする
- (余談) ファイルフォルダ整理の格言
(4) ファイル名はわかりやすい名前にする
(5) ワンプレイス原則の上にルート構造をつくる
まとめ
おわりに

前提

本記事が対象とする「ファイル管理」は、以下を前提とします。

Windows を使っていること
ファイル操作は GUI がメインであること
- フォルダウィンドウを使う
- コマンドプロンプト等は使わない
個人用途で使っていること
- 自分のパソコン上でファイル管理をする
- 共有フォルダなど他人数利用は想定しない
クラウド、他サーバー、バージョン管理等は使わないこと

では、早速内容に入っていきましょう。

(1) 表示は「詳細表示」と「名前順」を基本にする

詳細表示と名前順を適用した画面の例

f:id:stakiran:20190227194637j:plain

↓

f:id:stakiran:20190227194540j:plain

なぜ詳細表示？

他の表示方法よりもノイズが少ないから
他の表示方法よりも情報量が多いから
- ファイルサイズ、更新日時などを一覧で読める
他の表示方法よりもファイル名の表示領域が多く、かつ見やすいから

なぜ名前順？

「辞書順で先に来る、後に来る」というシンプルなルールでわかりやすいから
クリック一発でキレイに並べられるから
名前を工夫すれば並び順も制御できるから

更新順で見たい・アイコンで見たいといった時はどうするの？

見たい時だけ見たい観点で並び替える

(2) フォルダ名は YYMMDD_COMMENT にする

YYMMDD はフォルダ作成日。

例: 2019/02/19 なら 190219

COMMENT は自分にとってわかりやすい言葉をつける。

日本語で良い
自分語で良い
フォーマットは気にしない
わかりやすいヒントを散りばめるイメージ

なぜ YYMMDD_COMMENT にするの？

フォルダが時系列順で並ぶため、記憶を頼りに探しやすいから
コメント部分を流し読みすれば、探したいフォルダはすぐに見つかるから
- もちろんわかりやすく名前を付けておく必要があります

(3) フォルダはワンプレイス原則にする

ワンプレイス原則とは、一箇所に置くこと。

つまり YYMMDD_COMMENT 名のフォルダがずらりと並ぶイメージになる。

f:id:stakiran:20190227194540j:plain

(余談) ファイルフォルダ整理の格言

こんな格言があります。

分類するな、並べよ。

時系列に並べよ。

一箇所に集めよ。

※すいません、こんな格言は無いです。僕の造語です（苦笑）

そもそも 分類という行為は非常に高度な行為であり、その辺の凡人が完遂させることは到底叶わない ものです。これは IT エンジニアという専門職につき、また整理や効率化を趣味とする僕でさえも無理なレベルなので、よほどの方ででないとできないと思います。

なので、分類することは諦めて、わかりやすく並べる ことで妥協します。この妥協を最大限引き出すのが、この YYMMDD_COMMENT ネーミングとワンプレイス原則です。

(4) ファイル名はわかりやすい名前にする

ファイル名の場合、フォルダ名みたいに YYMMDD_COMMENT 形式でなくてもいいです。COMMENT だけでいい。ただ、わかりやすい名前を付けることを惜しんではいけません。

もう一度、名前付けについて抜粋しておきます。

日本語で良い
自分語で良い
フォーマットは気にしない
わかりやすいヒントを散りばめるイメージ

ただし過程や重要度など並び順に意味を持たせたい場合は、接頭辞を工夫します。

例: 作成中のドキュメントのファイル名

分かりづらい例

  - 1.txt
  - 2.txt
  - 3.txt
  - 3.txt - コピー
  - 3.txt - コピー - コピー
  - 4.txt

分かりやすい例

  - 1_とりあえずブレスト.txt
  - 2_目次も入れた.txt
  - 3_目次1_わかりづらい没ゴミ.txt
  - 3_目次2_これで進める.txt
  - 3_目次3_これ理想だけど分量多すぎて無理_一応置いとく.txt
  - 4_背景とテンプレート整えた.txt

また、自分が作ったわけではないファイル（ダウンロードやコピーなど他から持ってきたファイル）の名前はそのまま放置せず、自分にとってわかりやすい名前で付け直します。

例: TKOFFICEGUIDE20190124.pdf
- → 東京オフィスフロアガイド.pdf

(5) ワンプレイス原則の上にルート構造をつくる

フォルダ一つだけのワンプレイス原則だと実はまかなえません。特殊な用途を持つフォルダがあった方が何かと便利です。

まずイメージは以下のとおり。ルート（てっぺんとなるフォルダ）があって、その下に「ワンプレイス原則用」フォルダと、それ以外の特殊用途フォルダが並びます。

- ルートフォルダ
  - ワンプレイス原則 ★(1) これだけじゃ足りないので、
    - YYMMDD_COMMENT フォルダ
    - YYMMDD_COMMENT フォルダ
    - YYMMDD_COMMENT フォルダ
    - ……
  - 特殊フォルダ1 ★(2) 特殊なファイルをまとめるフォルダを別途つくる
  - 特殊フォルダ2
  - 特殊フォルダ3
  - ……

特殊フォルダについては人それぞれですが、 ddwad(ドドワッド) という整理術では以下があります。ダウンロード、アプリケーション、文書、作業領域などを特殊フォルダとして確保してます。

Desktop
- 作業机
- 今まさに取り組んでいる・使っているファイルを置く
- 放置したままにしない。用が済んだら別フォルダに整理する
Download
- ダウンロード置き場
- ダウンロードしたファイルは全部ここ
- YYYYMM 単位(月単位)でまとめる
Work
- ワンプレイス原則のフォルダ
- YYMMDD_COMMENT フォルダが並ぶ
Application
- アプリやツール置き場
- Application\app1、Application\app2 などフラットにする
- Application\editors\editor1 みたいに多階層にしない
Document
- 参照用の文書置き場
- 規約、ガイドライン、マニュアルなど
- 多階層でも良い。自分にとってわかりやすく分類する（センスが問われる）