4種類のタスク管理 ～ Part2. 進捗管理 ～
タスク管理は 4 種類あるとお伝えしました。
stressfree-fulfilling-solo.hatenablog.com
今回は第二弾、 進捗管理 です。進捗管理のキモについて見ていきます。
進捗管理とは何か
進捗管理とは、大きなゴールに向かって現在どこまで進んでいるかを可視化することに重点を置いたタスク管理です。必要なフェーズとして「細分化」「見積もり」「状況更新」「振り返り」などがあります。
以下は細分化の例です。
進捗管理のキモ
進捗管理のキモは 四つのフェーズ（段階） です。
- フェーズ1. 細分化
- フェーズ2. 見積もり
- フェーズ3. 状況更新
- フェーズ4. 振り返り
順に見ていきましょう。
フェーズ1. 細分化
細分化フェーズでは「達成したいゴール」に対して 何を、どの順番で実行すれば良いのか を 階層的に 洗い出します。
たとえば「引っ越したい」というゴールの場合、以下のようになるでしょう。
引っ越したい
引越し先を決める
候補地域 A について調べる
候補地域 B について調べる
...
日程を決める
新住居への入居日を確定する
現住居からの退去日を確定する
荷物の（引越し業者への）引き渡し日を確定する
...
引き渡し当日までにやること
荷物梱包
ゴミの処分
サービスなどの解約
新住居入居までの住まいを確保する
...
引き渡し当日にやること
新住居入居までの持ち物を整える（スーツケース一つ以内）
業者に引き渡し
忘れ物がないか部屋隅々まで確認
...
退去立会い
新住居に入居する
鍵をもらいに行く
部屋すべてを調べて汚破損具合をチェック＆写真撮る
...
入居後にやる手続き
ライフライン系の申請
インターネット開通申請
...
引越し業者からの荷物の受け取り
梱包を解く
...
長ったらしいですが、ゴール次第では長くなります。しかし、必要なことです。階層的に、言葉で示さない限り、全体像は見えてきません。
フェーズ2. 見積もり
見積もりフェーズでは、フェーズ１で細分化した全体像に対して 締切や（予想される）所要時間を設定します。
所要時間は必須ではありませんが、締切はぜひ押さえたいところです。というのも、達成したいゴール自体に締切がある場合は、「いついつまでにここまで終わってないといけない」といったことがありえるからです。
上記引っ越しの例で言えば、引越し業者に荷物を引き渡す前に梱包を済ませとかないといけないですよね。つまり、「梱包を済ませる」というタスクの締切は、「引越し業者に荷物を引き渡す」日よりも前に設定する必要があります。
フェーズ3. 状況更新
状況更新フェーズでは、フェーズ１と２で洗い出したタスクリストに対して、日々の状況を記入します。
たとえば 終了したタスクに打ち消し線を引いておけば、終わってないタスクだけが見えるので見やすくなります し、打ち消し線の横に終了日も記載（１１月２３日に終えたのなら「１１／２３」と書いておく）しておけば、毎日どれくらいのペースで終わっているのかもわかります。
要するに「今はどこまで終わっているのか」を知るために、こまめに更新しよう、というフェーズです。
フェーズ4. 振り返り
そして最後、フェーズ４の振り返りですが、これはフェーズ３まで行った後、 現状況について振り返りを行う フェーズです。
振り返りとは色々ありますが、たとえば
- 何か足りないタスクはないか
- 詰まっている部分はどこか。また、なぜ詰まっているのか
- そもそもゴールはこれで正しいか。もっと小さくならないか。あるいはもっと増える可能性はないか
などです。主に ゴールに至るまでの障害（問題点） について検討を行います。必要ならフェーズ１で洗い出したタスクを修正します。もちろんフェーズ２の締切設定も同時に修正が必要かもしれません。
どんなツールを使えばいい？
進捗管理するのに使うツールですが、まず 進捗管理をこれ一本でこなせる！という万能のツールはありません。必要に応じて、適宜色んなツールに頼る具合になります。
とりあえず二つあれば良いと思います。
(1) アウトライナー
フェーズ１の細分化は アウトライナー（アウトラインプロセッサー） が良いでしょう。
Web サービスで使いやすいのは Dynalist でしょうか。
また、テキストエディタで実現することもできます。僕は秀丸エディタというエディタが好きで、ここでなんとか実現してやろうと試行錯誤しています。
「アウトライナー」と聞くと小難しく聞こえますが、要するに 階層的な箇条書きを簡単に書ければ何でもいいです。テキストエディタにそのまま書いても良いでしょう。ただ、アウトライナーという専用ツールを使うと、そのまま書くよりも便利な機能が色々ありますよ、という話です。
(2) カレンダー
この日にはこれをしなきゃいけない、という「イベント」はカレンダーに入れておきましょう。そしてカレンダーはこまめに見返すようにします。カレンダーの重要性は改めて書く必要もないと思いますが、進捗管理だけだと日付を俯瞰して見れないので、「まずいな、予定がバッティングしてしまった……」なんてことになりかねません。
おわりに
今回はタスク管理の中でも「進捗管理」について取り上げました。
細分化して、締切を設定して、状況を毎日更新しつつ振り返る――
このサイクルは重要です。仕事でも、プライベートでも、役に立つこと間違いなしです。ぜひ試してみてください。
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