ストレスフリーなソロ充ライフ

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タスク管理は 4 種類!あなたがやりたいタスク管理はどれ?

タスク管理という言葉は「スポーツ」のように広域です。人によって野球を指すこともあれば、フィギュアスケートを指すこともあります。タスク管理について考える際は、「具体的にどんなタスク管理を指しているのか」、その種類をはっきりさせることが大事です。

本記事ではタスク管理を 4 種類に分類してみました。

対象読者

  • 「タスク管理」という言葉にいまいちピンと来ていない方
  • これから「タスク管理」が必要になるであろう、新社会人の方
  • やること、やりたいことが多くて困っている方

本記事では「タスク管理」という言葉に対するおぼろげなイメージを、少しだけハッキリさせることを目指します。

タスク管理は 4 種類に分類できる

タスク管理は以下の 4 種類に分類できます。

  • (1) チームタスク管理
  • 個人タスク管理
    • (2) 進捗管理
    • (3) MUST TODO 管理
    • (4) WANT TODO 管理

以下、それぞれについて簡単に紹介します。

(1) チームタスク管理

(1) の チームタスク管理 は、チーム(複数人)で行うタスク管理です。プロジェクト管理とも呼ばれます。各タスクに「誰がやるのか」をアサインしていくイメージです。その性質上、複数人で利用・共有・俯瞰できるような仕組みが必要で、ツールはしばしば煩雑になります。解説に本一冊を要することも珍しくありません。

個人タスク管理

(2) ~ (4) の 個人タスク管理 は、自分のタスクを管理するタスク管理です。他者に見せることはなく、あくまで自分が、自分に置かれた状況をタスクにて表現し、どのように実行していくのかを制御していきます、また、進捗はどうなのかをわかりやすく表示するものもあります。

(2) 進捗管理

(2) の 進捗管理 は、大きなゴールに向かって現在どこまで進んでいるかを可視化することに重点を置いたタスク管理です。必要なフェーズとして「細分化」「見積もり」「状況更新」「振り返り」などがあります。

(3) MUST TODO 管理

(3) の MUST TODO 管理 は、MUST TODO(やらなければいけないこと)を管理するためのタスク管理です。「イベント」や「ルーチンタスク」といった概念が登場します。

(4) WANT TODO 管理

(4) の WANT TODO 管理 は WANT TODO(やりたいこと)を管理するためのタスク管理です。これは要するにやりたいことをリスト化するだけですが、リストの運用方法にいくつかテクニックがあります。

各タスク管理の使いどころ

では、4 種類のタスク管理の使いどころはどのようになっているのでしょうか。いくつか例を挙げます。

例1. チーム(複数人)で何らかのゴールを達成したい

  • → チームタスク管理

例2. 一年以内に 300 ページの書籍を出版したい

例3. 仕事あるいは私生活で、毎日毎日やることが多すぎて慌ただしいから、もっと賢くこなしたい

  • → MUST TODO 管理

例4. やりたいことやアイデアがたくさんある。確実に記録したいし、少しずつでも生活に取り入れていきたい

  • → WANT TODO 管理

タスク管理をしないとどうなる?

もう少しだけ、各タスク管理の意義についての話です。

これらタスク管理を行わないと、どのような弊害があるのでしょうか。各種類ごとに見ていきます。

チームタスク管理をしないとどうなる?

Ans: 混沌に陥ってしまい、ゴール完遂どころではなくなる。

チームで進める仕事は本質的に物量が多く、また難易度も高い傾向にあります。各自が好き勝手に取り組んでいては、間違いなくゴールまで辿り着けません。

ゴールに辿り着くためにはチーム全体の制御が必要です。誰が何をどのようにやるのかを定め、どの仕事がどこまで進んでいるのかを把握できるようにした上で、日々の行いを修正していく――つまりチームタスク管理が必要なのです。

進捗管理をしないとどうなる?

Ans: 残作業や進捗がわからず、期日までにゴール完遂できなくなる。あるいは完遂が遠回りになる。

進捗管理をしていないと、残りどれほどの仕事があって、どの仕事がどこまで終わっているのか、ということがわからなくなり、期日までにゴールまで辿り着くことが難しくなります。

そもそも、ある程度複雑な仕事になってくると、タスクという単位で分解しない限り、全体像や作業内容は見えてきません。

たとえば引越しを検討する際も、 思いつきでテキトーにこなすのではなく、まずはタスクを洗い出す と思います。また、洗い出したタスクを見て、「ここまでは終わった」「これをやらないといけないが、そのためにはこれとこれを終わらせないといけないな」といった判断もするはずです。このようなことを行わず、思いつきでテキトーにこなすだけでは、引っ越しはスムーズには終わりません。

MUST TODO 管理をしないとどうなる?

Ans: やらなければならないことを やり忘れる。何をやらなければいけないかを 思い出すのに時間がかかる。また、やり忘れないために 常に頭で意識するため、しんどい

私達は多くの MUST TODO(やらなければいけないこと)を抱えています。ここには仕事上の雑務であったり、私生活の家事であったりといったことも含みます。

人間は自分の頭だけで MUST TODO を管理しきれるほど賢くはありません。何のツールも使わないと「あれをやり忘れた」と やり忘れが発生 したり、「あと何をやればいいんだっけ」と 思い出すのに時間を要したり、そもそも「あれとあれをやらなきゃいけない」と 常に意識し続けているというストレス も発生します。

WANT TODO 管理をしないとどうなる?

Ans: やりたいことがいつまでたってもできない。あるいはやりたいことを 書いただけで終わる(行動が伴わない)

人間は賢くないので、WANT TODO(やりたいこと)を常に頭に留めておけません。本当はたくさんあるのに、慌ただしい日々に埋もれて、忘れ去られてしまいます。休日になっても、特に思い出すことができず、非生産的に過ごすだけで終わってしまいます。

また、WANT TODO をリストに書き並べたはいいものの、それだけで終わってしまっているケースも多いです。書き並べただけでは意味がありません。後で見返して、実際にアクションを起こすところまでできて、はじめて WANT TODO 管理です。

おわりに

タスク管理を 4 種類に分類し、各々の概要について見ていきました。

いかがでしたか。「タスク管理」という漠然とした言葉に対して、少しでも「なんだ、そういうことか」ということがわかっていただけたら幸いです。

関連記事

ここで挙げた 4 種類のタスク管理について、さらに詳しく取り上げています。

(1) チームタスク管理

stressfree-fulfilling-solo.hatenablog.com

(2) 進捗管理

stressfree-fulfilling-solo.hatenablog.com

(3) MUST TODO 管理

stressfree-fulfilling-solo.hatenablog.com

(4) WANT TODO 管理

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